Descrição de cargos: 8 passos para fazer na sua empresa

A descrição de cargos faz parte de uma correta implantação do setor de RH, sendo uma parte crucial da gestão de recursos humanos em qualquer empresa.

As descrições de cargos são documentos que devem conter informações fundamentais que nortearão todos os processos de RH, como o recrutamento e seleção, o treinamento e desenvolvimento de competências e até a remuneração dos colaboradores.

Esses documentos desempenham um papel fundamental na definição das responsabilidades, requisitos e expectativas associadas a cada cargo dentro da empresa.

Os cargos possuem uma ligação direta com o planejamento estratégico da sua empresa.

A elaboração de descrições de cargos desempenha um papel fundamental na gestão de recursos humanos, auxiliando não apenas os gerentes, mas também os especialistas de RH, na identificação das competências e habilidades mais cruciais para cada posição dentro da empresa.

Ao detalhar claramente as responsabilidades e requisitos de cada cargo, as descrições de cargos permitem uma análise de desempenho mais precisa e abrangente. Isso possibilita uma avaliação criteriosa do desempenho dos funcionários, destacando áreas de excelência e identificando lacunas que precisam ser melhoradas.

Com base nessas informações, os gestores e profissionais de RH podem implementar estratégias de desenvolvimento pessoal e profissional direcionadas, garantindo o crescimento contínuo e aprimoramento das equipes.

Além disso, as descrições de cargos bem definidas facilitam o alinhamento entre as expectativas da empresa e as metas individuais dos funcionários, promovendo uma cultura de desempenho e excelência em toda a organização.

Uma descrição de cargos bem elaborada não apenas fornece orientação clara aos colaboradores sobre suas funções, mas também ajuda na correta execução de uma avaliação de desempenho, quando a empresa pode avaliar as entregas de cada pessoa de acordo com o cargo que essa pessoa ocupa na empresa.

Antes de tudo, é diferenciarmos o cargo da função, para evitar que os conceitos se confundam e isso impacte negativamente na descrição de cargos da sua empresa.

Cargo versus Função: entendendo as diferenças

Embora frequentemente usados de forma intercambiável, os termos “cargo” e “função” têm significados distintos dentro do contexto organizacional.

Entender a diferença entre eles é fundamental para uma gestão eficaz de recursos humanos e para uma comunicação clara dentro da empresa.

Cargo:

Um cargo se refere a uma posição específica dentro da estrutura organizacional de uma empresa. Cada cargo possui um título único e está associado a um conjunto específico de responsabilidades, autoridade e expectativas.

Os cargos são geralmente criados para atender às necessidades da organização em termos de divisão de trabalho e especialização.

Por exemplo, em uma empresa, pode haver cargos como “Gerente de Marketing”, “Analista Financeiro” ou “Assistente Administrativo”. Cada um desses cargos terá responsabilidades únicas e um conjunto de habilidades e qualificações necessárias para desempenhá-las eficazmente.

Função:

Por outro lado, uma função se refere às atividades ou tarefas específicas que um indivíduo desempenha dentro de um cargo. Enquanto um cargo é uma posição formal dentro da estrutura organizacional, uma função descreve o que uma pessoa faz dentro desse cargo em termos de suas atividades diárias e responsabilidades.

Por exemplo, dentro do cargo de “Gerente de Marketing”, as funções podem incluir desenvolver estratégias de marketing, supervisionar campanhas publicitárias, analisar dados de mercado e coordenar com a equipe de vendas.

Cada uma dessas funções contribui para o cumprimento das responsabilidades gerais do cargo.

Diferenças-Chave:

A principal diferença entre um cargo e uma função consiste na sua natureza e escopo:

– Um cargo é uma posição formal dentro da estrutura organizacional, com um título específico e um conjunto de responsabilidades definidas.

– Uma função descreve as atividades e tarefas específicas realizadas por uma pessoa dentro desse cargo para cumprir as responsabilidades atribuídas.

Em resumo, enquanto um cargo define a posição dentro da empresa, uma função descreve as atividades realizadas por quem ocupa esse cargo.

Ambos os conceitos são essenciais para entender a organização do trabalho e as expectativas dos funcionários dentro de uma empresa.

Neste guia, a RB Consult RH vai conduzir você através de um processo passo a passo para criar descrições de cargos eficazes.

Passo a passo para descrever os cargos da sua empresa

Passo 1: Identificação do Cargo

O primeiro passo para criar uma descrição de cargo é identificar o cargo específico que será descrito. Isso envolve não apenas o título do cargo, mas também uma compreensão detalhada das responsabilidades e atividades associadas a ele.

Antes de começar a escrever, é útil coletar informações relevantes, como relatórios de desempenho, entrevistas com ocupantes do cargo e diretrizes da empresa.

Passo 2: Título, Família e Código do Cargo na CBO

O título do cargo é a primeira coisa que os candidatos e funcionários verão ao visualizar a descrição de cargo. É importante que o título seja claro, conciso e reflita precisamente as responsabilidades do cargo. Evite usar termos vagos ou jargões internos que possam ser confusos para pessoas fora da organização, mas…

Atenção: para descrever cargos para contratação de profissionais CLT, atente-se para a CBO (Classificação Brasileira de Ocupações).

A CBO – Classificação Brasileira de Ocupações, foi instituída com base legal na Portaria nº 397, de 10.10.2002 e é um documento que retrata a realidade das profissões do mercado de trabalho brasileiro. A CBO tem por objetivo final a identificação das ocupações no mercado de trabalho.

Ao descrever os cargos, sua empresa precisa fazer isso de acordo com a realidade da legislação brasileira, pois algumas atividades laborais já constam na CBO, cujo documento é elaborado pelo governo e faz com que profissionais de todos os setores sintam-se mais seguros e amparados por terem esse documento que identifica e reconhece seus ofícios.

Para criar cargos que condensam diversas atividades, como é o caso de certos cargos administrativos, sua empresa também deve ficar atenta à CBO, pois cargos que possuem semelhanças, não necessariamente compartilham do mesmo código na CBO.

Um exemplo disso é o cargo de Assistente Administrativo (título do cargo), cujo código na CBO é 4110-10. 

Já o analista administrativo (título do cargo) possui nomenclatura similar, mas o código na CBO correspondente a este cargo é 2521-05. 

Sob este título podem estar profissionais como:

• Administrador de empresas;
• Administrador de marketing,
• Administrador de orçamento;
• Administrador de patrimônio;
• Administrador de pequena e média empresa;
• Administrador de recursos humanos;
• Administrador de recursos tecnológicos;
• Administrador financeiro;
• Administrador hospitalar;
• Administrador público;
• Analista administrativo;
• Consultor administrativo;
• Consultor de organização;
• Gestor público (administrador)

Esta família de cargos (2521) é composta por administradores em geral, mas não compreende cargos de:

Passo 3: Resumo do Cargo

Após o título, inclua um breve resumo que descreva o propósito e o objetivo geral do cargo. Isso deve fornecer uma visão geral das principais responsabilidades e contribuições esperadas do ocupante do cargo. O resumo do cargo ajuda os candidatos a entender rapidamente se estão qualificados e interessados no cargo.

Caso você não saiba descrever um resumo do cargo, recorra novamente à CBO para compreender o que pode ser inserido no resumo das atividades do profissional que ocupará esse cargo.

Um exemplo disso são os administradores que fazem parte da família 2521, cujo resumo fala que planejam, organizam, controlam e assessoram as empresas nas áreas de recursos humanos, patrimônio, materiais, informações, financeira, tecnológica, entre outras.

Esse processo de definição do resumo do cargo é de suma importância para que sua empresa não sofra penalizações por desvios de função.

Passo 4: Responsabilidades Principais do Cargo

Este é o cerne da descrição de cargo, onde você detalha as principais responsabilidades e tarefas associadas ao cargo. Liste essas responsabilidades em ordem de importância, começando com as mais cruciais. Certifique-se de que cada responsabilidade seja clara, específica e mensurável sempre que possível. Isso ajudará os funcionários a entender exatamente o que se espera deles.

Nesta parte do documento de descrição de cargos, recorre à CBO novamente e liste as atividades do cargo na forma de verbos, assim como no exemplo:

Cargo: Assistente Administrativo Financeiro (CBO: 4110-10)

Atividades:

1. Conferir notas fiscais, faturas de pagamentos e boletos;
2. Conferir dados e datas
3.  Identificar irregularidades nos documentos, atualizar informações , solicitar cópias de documentos,
   receber documentos , arquivar documentos;
4. Digitar textos e planilhas, preencher formulários e/ou cadastros , preparar minutas, digitar notas de
   lançamentos contábeis;
5.  Preparar relatórios, formulários e planilhas;
6. Acompanhar processos administrativos;
7. Atender clientes e/ou fornecedores: fornecer informações sobre produtos e serviços; fornecer
   informações da empresa;
8. registrar reclamações dos clientes; receber clientes e/ou fornecedores;
9. esclarecer dúvidas; solicitar documentos;

Passo 5: Requisitos de Qualificação para ocupar o Cargo

Neste passo, descreva os requisitos de qualificação necessários para desempenhar eficazmente o cargo. Isso pode incluir educação, experiência profissional, habilidades técnicas e competências comportamentais. Certifique-se de distinguir entre os requisitos essenciais e os desejáveis, para evitar excluir candidatos qualificados sem motivo.

Passo 6: Hierarquia do Cargo

Descreva a posição do cargo dentro da estrutura hierárquica da organização, destacando os relacionamentos interpessoais que o ocupante do cargo terá dentro e fora da empresa. Isso pode incluir supervisores diretos, colegas de equipe, clientes, fornecedores e outras partes interessadas relevantes. Ter clareza sobre a hierarquia do cargo é essencial para garantir uma comunicação eficaz, colaboração e tomada de decisão no local de trabalho.

Passo 7: Autoridade do Cargo e Tomada de Decisão

Esclareça o nível de autoridade e autonomia associados ao cargo que você está descrevendo. Isso inclui o alcance da tomada de decisão, a supervisão de outros funcionários (se aplicável) e os limites de despesas ou recursos disponíveis para o cargo.

Uma compreensão clara desses aspectos é fundamental para evitar conflitos e garantir uma operação suave das funções do cargo.

Passo 8: Condições de Trabalho no Cargo

Finalmente, descreva as condições de trabalho associadas ao cargo, como carga horária de trabalho, ambiente físico, viagens necessárias e quaisquer exigências de segurança ou saúde ocupacional.

Essas informações ajudam os candidatos a avaliar se o cargo é adequado às suas necessidades e circunstâncias pessoais.

Seguindo este processo passo a passo, você pode criar descrições de cargos detalhadas e precisas que beneficiarão sua organização, fornecendo orientação clara aos funcionários, facilitando o recrutamento e contribuindo para o sucesso geral da equipe.

Lembre-se de revisar e atualizar regularmente as descrições de cargos para garantir que permaneçam relevantes e precisas à medida que as necessidades da organização evoluem.

Se você quer realizar a descrição de cargos da sua empresa, contrate uma empresa de confiança, especializada. A RB Consult RH realiza este processo estratégico de descrição de cargos e que é fundamental para todos os processos de RH que você deseje implementar na sua empresa.

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